PKSB ด้วยผมในสถานะ หนึ่งในคนเล็ก ๆ ของบริษัทได้มีโอกาศเข้าไปช่วยเหลือทีม Phuket Smart Bus ในการวางแผนจัดงานการแข่งขัน Basket Ball ระดับ Asia ที่จัดขึ้นที่จังหวัดภูเก็ต
มันคงจะไม่ได้มีประเด็นหรือปัญหาอะไรหากงานที่จัดในครั้งนี้เป็นการจัดงานบนเงื่อนไข้ที่ทุกคนสามารถเดินไปไหนมาไหนได้แค่ปรกติ แต่งานที่ได้เข้าไปมีส่วนร่วมในครั้งนี้ คืองานที่เป็นจัดขึ้นสำหรับผู้ที่ต้องใช้งาน wheel Chair
ซึ่งการ Host Event งานระดับนี้หากคิดว่าทุกอย่างเตรียมความพร้อมไว้แล้วนั้นบอกเลยทีมงานเกือบเอาตัวกันไม่รอดกับความ Last min ของงาน และการที่ไม่ได้มี In charge person จากทาง ผู้จัดงานหรือ Host อย่างจริงจัง
เลยขอสรุปบนเรียน และสิ่งที่ต้องระวังในาการจัดครั้งต่อไปไว้เป็นดังนี้
Pick Up / Drop off point Coordinator
ในการจัด Event ขนาดใหญ่ที่มีการระบุจุดเข้ารับผู้โดยสารและพื้นที่นั้นไม่ได้เป็นพื้นที่ของทาง ผู้จัด (host) แล้วนั้นจำเป็นอย่างยิ่ง ที่ จะต้องมีการจัดให้มี หนังสือถึงเจ้าของพื้นที่ และต้องจัดให้มี คนชู้ป้ายสำหรับรับผู้โดยสารอย่างน้อยที่สุด 1 คน
Driver + Manpower
การจัดงานที่ต้องมีการทำงานรวมกับผู้พิการหรือผู้ที่ไม่สามารถช่วยเหลือตัวเองได้แล้วนั้นควรจัดให้มีผู้ช่วนเหลือประจำรถอย่างน้อย 1 คนเสมอ เพื่อจัดการในการยกขึ้นยกลงของสัมภาระ และ การขนย้ายอุปกรณ์ต่าง ๆ
Bus Require
สูตรการคำนวณจำนวร Bus ที่ต้องใช้ขั่นต่ำควรใช้สูตรดังต่อไป นี้
(ระยะเวลาเดินทางไปกลับ / ความถี่) + 1 = จำนวนรถที่ต้องใช้ขั่นต่ำ
ซึ่งสูตรนี้ใช้เป็นสูตรที่ใช้ในการคำนวณปริมาณรถขั่นต่ำในการให้บริการ ซึ่งตัว (+ 1 ) น้ันเป็นการจัดให้มีรถสำรองเนืองจากการ hosting event ที่ระดับโลกควรมี Buffer สำหรับการให้บริการ
Organize Meeting
การจัด Event ที่ดีควรมีการพูดคุยกับทีมงานของ Host ถึง Person in charge และการกำหนดจำนวน รอบวิ่งอย่างน้อยล่วงหน้า 1 – 2 วันเพื่อให้มีการวางแผนเรื่องการหมุนรถ และ การจัด rest hours ของคนขับอย่างเพียงพอ
ซึ่งรอบถัดไปจะมีการจัดงาน Event กันอีกครั้งในเดือนกันยายน 2565 ก็หวังว่าบนเรียนในครั้งนี้จะช่วยให้การเตรียมงานในครั้งถัดไปมีความพร้อมมากขึ้น